Stuur jij wel eens een factuurafbeelding vanuit Easy1 naar een collega om er een vraag over te stellen? Dat is nu verleden tijd!
Met de nieuwe functie ‘Facturen delen’ kun je eenvoudig facturen delen met andere budgethouders binnen dezelfde administratie. Je bepaalt zelf of zij alleen mogen lezen of ook bewerken.
Het goedkeuringsproces wijzigt niet zodra een factuur wordt doorgestuurd.
Zo deel je een factuur met collega’s:
- Selecteer één of meerdere budgethouders met wie je de factuur wilt delen.*
- Kies het gewenste toegangsrecht: lezen of bewerken.
(Let op: bij bepaalde factuurstatussen wordt automatisch ‘lezen’ ingesteld als het bewerken van de factuur niet meer mogelijk is.) - Voeg een bericht toe met je vraag of opmerking. Dit verschijnt na het delen bij de factuurnotities.
- Factuur gedeeld? Dan zie je de afkorting(en) van je collega(’s) verschijnen.
Klik hierop om de rechten aan te passen of in te trekken wanneer nodig.
* Gebruikers die toegang hebben tot de functie 'Financieel Medewerker' zijn niet als gebruiker te selecteren in de optie 'Delen met'
Waar vind je gedeelde facturen?
Gedeelde facturen verschijnen automatisch op het startscherm van de gebruiker. Hier zie je een overzicht van alle documenten die met jou zijn gedeeld.
Je kunt een factuur openen door simpelweg op de regel te klikken.
Daarnaast ontvang je ook een notificatie zodra er een nieuwe factuur met je is gedeeld.
Verschil tussen facturen delen, advies vragen en budgethouder wijzigen
Facturen delen houdt in dat je een factuur deelt met een andere budgethouder, zonder de goedkeuringsflow te wijzigen. Dit is handig als je extra informatie nodig hebt van bijvoorbeeld Magazijn of Inkoop. Je kunt vragen stellen aan collega’s, die een notificatie krijgen bij een reactie. Zo hebben jullie samen de juiste context, en alle communicatie wordt automatisch bij de factuur opgeslagen.
Bij advies vragen wacht je met goedkeuring tot je meer informatie hebt gekregen van een collega. Handig als je wel budget verantwoordelijk bent, maar de inkoop aan iemand in je team overgelaten hebt. In dat geval heb je niet alle details in je hoofd en kun je bij je collega navragen of de factuur daadwerkelijk klopt.
Bij het wijzigen van een budgethouder, vervang je de ene budgethouder voor een ander. Dit betekend dat jouw stap als budgethouder wordt vervangen met de nieuwe collega (deze wordt de nieuwe budgethouder). Andere stappen die na jou komen die zullen niet wijzigen. In de procuratie details is deze handeling ook terug te vinden en is er terug te vinden bij wie de goedkeuringstaak nu staat. 