Als budgethouders is het mogelijk om collega’s om advies te vragen bij specifieke facturen. Dit is mogelijk met de functionaliteit ‘Advies vragen’.
Heb je een goedkeuringstaak ontvangen, zoals een factuur die je moet beoordelen, maar twijfel je of de geleverde goederen of diensten correct zijn geleverd? Dan kun je eenvoudig advies inwinnen bij een collega.
Zo vraag je advies:
- Klik rechtsonder in het scherm op het vergrootglas-icoon.
- Stel je vraag aan de collega van wie je advies nodig hebt.
De goedkeuringstaak blijft zichtbaar in je overzicht. In de procuratie- of flowdetails kun je zien dat de factuur nu ter beoordeling bij de betreffende collega ligt.
Verschil tussen advies vragen, factuurgoedkeuring blokkeren en facturen delen
Bij ‘Factuurgoedkeuring blokkeren’ kies je echt voor het pauzeren van het proces, omdat je bijvoorbeeld niet akkoord bent met de geleverde goederen. De factuur kan niet verder verwerkt worden totdat je zelf de blokkade opheft. Dat betekent ook dat van jou verwacht wordt dat je het gaat oplossen met bijvoorbeeld de leverancier.
Bij ‘advies vragen’ wacht je met goedkeuring tot je meer informatie hebt gekregen van een collega. Handig als je wel budget verantwoordelijk bent, maar de inkoop aan iemand in je team overgelaten hebt. In dat geval heb je niet alle details in je hoofd en kun je bij je collega navragen of de factuur daadwerkelijk klopt.
'Facturen delen' houdt in dat je een factuur deelt met een andere budgethouder, zonder de goedkeuringsflow te wijzigen. Dit is handig als je extra informatie nodig hebt van bijvoorbeeld Magazijn of Inkoop. Je kunt vragen stellen aan collega’s, die een notificatie krijgen bij een reactie. Zo hebben jullie samen de juiste context, en alle communicatie wordt automatisch bij de factuur opgeslagen.
