Hartstikke goed dat jullie een stap verder nemen in het organiseren van jullie administratie.
Hieronder delen we een aantal tips & tricks om ervoor te zorgen dat jullie een vliegende start maken en écht profiteren van de optimalisering!
Bijwerken crediteurgegevens
Voor de herkenning van de factuurgegevens is het van belang dat de crediteurgegevens zo volledig mogelijk zijn en uiteraard up-to-date.
Zorg ervoor dat deze gegevens volledig en correct zijn in jouw financieel pakket:
- IBAN
- KvK
- Btw
Workflow/Procuratie
Met Easy1 (vanaf Kickstart) heb je toegang tot een zeer flexibele worfklow/procuratiemogelijkheden. Denk van te voren goed na wat in de goedkeuring belangrijk is en hoe je onderscheid kunt maken op type facturen die binnenkomen en de daaraan gekoppelde worfklow.
Denk ook aan de toekomst: laat ruimte over tussen de verschillende prioriteitsstellingen. Werk bijvoorbeeld met 5 of 10-tallen.
Door middel van het instellen van prioriteit kun je conflicterende schema's vermijden. Stel je voor je wilt alle facturen tot en met 500 euro door Jan en Piet laten goedkeuren (Prioriteit 1). Maar bij leverancier X die tot 500 euro factureert moet dit naar Kees en Klaas (Prioriteit 5).
Zo wordt een factuur van leverancier X met een bedrag van 250 euro naar Kees en Klaas gestuurd.
Lees hier meer over het instellen van procuratieschema's.
Ter informatie procuratie
Een directeur die het liefst alle facturen nog zelf goedkeurt, maar vertraagt dit het proces tegelijkertijd aanzienlijk? Denk dan ook zeker aan onze functie om gebruikers te informeren van facturen, declaraties, inkoopaanvragen of betaalplannen.
Dit kun je ook zo instellen dat de gebruiker tot bedrag x alleen geïnformeerd wordt, maar dat boven bedrag x de gebruiker wel in de goedkeuringsflow wordt meegenomen als hekkensluiter.
Mailbox instellen
Per administratie heb je 1 e-mailadres nodig waar facturen op binnenkomen. Bijvoorbeeld 'invoices@bedrijfsnaam.com' of 'facturen@bedrijfsnaam.nl'. Zo wordt het duidelijk dat er alleen facturen op binnen horen te komen en geen vragen of reclame. Het handigst is als je een forwarder aan hebt staan naar jullie Easy1 mailadres op deze mailbox, zodat facturen automatisch binnenkomen in Easy1.
Leveranciers opvoeden
Stuur al je leveranciers een mailing dat jullie gaan starten met digitale factuurverwerking en met welke voorwaarden de facturen zo snel mogelijk verwerkt kunnen worden. Zie dit artikel voor een voorbeeldbrief.
Je collega's
In Easy1 werk je samen dus neem je collega's mee in het nieuwe proces. We hebben alvast een voorbeeldbrief gemaakt die je kunt delen met je collega's.