Zonder instellen van het procuratieschema maak je gebruik van de standaard leidinggevende workflow.
Mogelijkheden uitgebreid procuratieschema
- Workflow wordt gestart o.b.v. meerdere criteria, zoals:
- Leveranciers, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, bedragen
- Meerdere goedkeurders mogelijk
Uitgebreid procuratieschema instellen
- Klik vanuit de User Home op 'Applicatiebeheerder'.
- Navigeer vanuit de linkerbalk naar 'Procuratieconfiguratie' en vervolgens naar 'Procuratieschema's'.
Bovenin de pagina kun je kiezen voor de verschillende workflows.
Het leidinggevende vangnet staat standaard op actief, dit is het vangnet voor eventuele documenten die niet onder een procuratieschema vallen.
- Klik vervolgens rechts op 'Voeg procuratieregel toe'.
- Aan de linkerkant kun je de criteria invoeren wanneer dit procuratieschema gestart moet worden.
❗Let op
Hoe meer criteria je invult, aan hoe meer voorwaarden de factuur moet voldoen om het procuratieschema op te starten.
Het invullen van de prioriteit is verplicht. Bij overlappende procuratieschema's geldt de hoogste prioriteit (oplopend tot 99).
💡Tip
De velden 'van bedrag - tot bedrag' geldt óók voor creditfacturen: € 0,- tot € 1.000,- en kun je ook lezen als € -1.000,- tot € 0,-Het gaat om van en tot, niet om van en tot en met. Je kunt dus 0 - 500 en 500 - 1000 instellen. Zo valt er geen factuur of aanvraag tussen wal en schip. - Kies aan de rechterkant welke personen er in het proces horen.
💡Tip
Selecteer direct meerdere gebruikers en vink 'een actie' aan om ervoor te zorgen dat het proces verder loopt, zodra één van die gebruikers goedkeuring heeft gegeven. Klik rechtsonderin op 'Opslaan'.
Het procuratieschema is ingesteld!
Situatieschets, hoe bepaal je de prioiriteit
In het procuratieschema heb je ingesteld dat leverancier A altijd door Christian wordt goedgekeurd. Echter, wanneer er een specifieke grootboekrekening op de codering wordt geplaatst, geeft ook Raymond hier nog goedkeuring op. Dit tweede schema met specifiek het grootboekrekeningnummer geef je een hogere prioriteit dan het eerste schema.
Situatieschets, ik wil een algemeen procuratieschema waarin meerdere goedkeurders zitten
Wil je een algemeen procuratieschema aanmaken waarbij er niet gelet wordt op bijvoorbeeld leverancier of grootboekrekening? Vul dan alleen de bedragen in zo ruim als mogelijk, zodat alle facturen daarin vallen. Vervolgens kun je meerdere personen aangeven die betrokken zijn in het proces.
Zo kun je ook gemakkelijk op basis van bedragen nog een tweede of derde route bepalen (bijv. alle facturen tot 100 euro route 1, tussen de 100 en 1.000 euro route 2 en boven de 1.000 euro route 3).
Situatieschets informeren
Heb je een directeur die graag alle facturen nog wil goedkeuren, maar vertraagt dit het proces tegelijkertijd aanzienlijk? Er is ook een mogelijkheid om personen te informeren bij goedkeuring van aanvragen of facturen. Dit zorgt ervoor dat de directeur op de hoogte is van alle facturen en aanvragen die goedgekeurd worden, maar het goedkeuringsproces duurt niet langer dan nodig.
Uiteraard is het mogelijk om hier 'tot-bedragen' in te vullen. Maak een nieuw schema aan boven dat bedrag om ervoor te zorgen dat facturen en aanvragen boven het bedrag wel daadwerkelijk worden goedgekeurd door de directeur.