Is de automatische match niet gelukt in Easy1? Dan komt de factuur in de status 'handmatig matchen'. In dit artikel kan je vinden wat de benodigde stappen zijn en hoe je door dit proces kan komen.

Stappenplan

1. Controleer het inkoopordernummer
   Is het juiste inkoopordernummer ingevuld op de factuur? Controleer dit veld op de kop van de factuur:Als deze onjuist, klik rechts onderin op 'wijzig factuur', vul het juiste ordernummer in en klik op indienen voor validatie, de software gaat nu opnieuw proberen de automatische match te maken.
   
2. Controleer de fouten:
3. Foutmelding: Er zijn één of meerdere fouten voor deze factuur
   
4. Handmatig matchen
   Onderaan het scherm kun je de factuur matchen aan de juiste inkooporder. Easy1 voert zoveel mogelijk informatie al in, zodat je de juiste inkooporder gemakkelijker kunt vinden.
   In dit scherm kun je ook op andere of meer inkooporders zoeken. Als je in het zoekveld een deel van een PO-nummer invult, zie je alle orders die je handmatig kan matchen aan de betreffende factuur. Je kunt hierbij verder filteren op betreffende administratie, leverancier, ontvangsten en periode. 
   
   
5. Juiste inkooporder gevonden?
   1. Klik dan op de regel van de inkooporder en selecteer de gefactureerde artikelen. Je kunt ze allemaal in één keer selecteren door het bovenste selectie vakje aan te klikken. Pas indien nodig de aantallen en eenheidsprijzen aan. Dit doe je in de regel van elk artikel.
   2. Tevens is het mogelijk om de extra kolommen aan en uit te zetten of in volgorde te veranderen. Zo kun je als gebruiker dit scherm helemaal naar je eigen zin maken. De instellingen worden persoonlijk opgeslagen. Dit kan je instellen m.b.v. het blauwe tandwiel icoontje:  
      Er opent zich dan een scherm waarbij je kolommen aan/uit kan zetten en met behulp van de zes puntjes kan je de kolommen ook van positie slepen. Druk uiteindelijk op 'toepassen' om de instellingen op te slaan.
6. Kloppen de gegevens? Klik dan op 'Match' rechts onderin het scherm.
7. Ga dan naar het tabblad 'gematcht', nu zie je de gematchte order. Klopt dit? Klik nu op: 'Genereer boekingsregels'
8. Na het genereren van de boekingsregels heb je de mogelijkheid om extra regels toe te voegen voor extra gemaakte kosten.
   Situatieschets:
   De inkoopaanvraag ter waarde van 500 euro is goedgekeurd, dit is een inkooporder geworden. De aanvrager en de goedkeurder waren niet op de hoogte van het feit dat er nog € 25,- aan afleverkosten bij zitten. Deze zijn wel gefactureerd. Deze extra kosten kun je met een extra boekings-/kostenregel boeken op de factuur.
   
    Klik op het + icoontje rechts in de boekingsregel en voer de extra kostenregel toe:
   
9. Tot slot heb je onderaan  de volgende mogelijkheden:
   1. Indienen voor goedkeuring.
      1. De factuur kan niet automatisch gematcht en goedgekeurd worden als:
         1. Nadat de factuur gematcht is, er prijsverschillen zijn. 
         2. De leverancier afwijkend is ten opzichte van de order.
   2. Indienen voor validatie
   3. Indienen voor automatische goedkeuring
   4. Handmatig matchen