Wanneer een factuur handmatig is verwerkt, heb je als financieel medewerker drie opties om de factuur naar de volgende stap in het proces te sturen. Hieronder worden deze opties beschreven:
Indienen voor goedkeuring
Door een factuur in te dienen ter goedkeuring, wordt deze naar de aangewezen budgethouder gestuurd. Als er geen budgethouder kan worden geselecteerd op basis van het procuratieschema, zal de leidinggevende van de referentiepersoon als goedkeurder optreden. Dit zorgt ervoor dat de factuur door een bevoegde persoon wordt beoordeeld voordat verdere stappen worden ondernomen.
Indienen voor validatie
Als een factuur fouten bevat en je wilt als financieel medewerker de gegevens valideren volgens de ingestelde validaties, gebruik je deze optie. De applicatie zal vervolgens proberen de factuur automatisch af te handelen. Dit is handig wanneer er op de inkooporderfactuur correcties nodig zijn in de kopgegevens, zoals een verkeerd ordernummer of contractnummer. Bij inkoopfacturen raden wij aan om de "indienen voor goedkeuring" direct te gebruiken
Indienen voor automatische goedkeuring
Deze optie is alleen beschikbaar als de factuur binnen de ingestelde toleranties valt en alle vereisten, zoals valuta, leverancier en administratie, correct zijn. De voorafgaande goedkeuring blijft geldig, waardoor verdere goedkeuringscirculatie niet nodig is. Dit versnelt het proces aanzienlijk, omdat de factuur direct kan worden verwerkt zonder extra goedkeuring indien van toepassing.