Met de nieuwe Facturen koppelen kun je eenvoudig twee of meer facturen aan elkaar verbinden. Dit is handig wanneer facturen inhoudelijk bij elkaar horen, bijvoorbeeld bij:
- Splitsfacturen
- Correcties / aanvullende facturen
- Deelbetalingen
- Meerdere facturen voor hetzelfde project of contract
Er zijn geen beperkingen: elke factuur kan gekoppeld worden aan elke andere factuur.Let op: Gekoppelde facturen zijn vooralsnog alleen zichtbaar voor financieel medewerkers.
Waar vind je deze functionaliteit?
De functionaliteit is beschikbaar op factuurniveau, in het detailoverzicht van een factuur.
Een overzicht van de gekoppelde facturen en de mogelijkheid om facturen te koppelen wordt hieronder weergegeven.
Stapsgewijze instructies
- Ga naar Factuuroverzicht en open de factuur die je wilt koppelen.
- Ga naar het onderdeel ‘Facturen koppelen’ boven de header velden
- Zoek de factuur die je wilt koppelen
- Gebruik de zoekfunctie op factuurnummer, leverancier of bedrag.
- Selecteer de gewenste factuur.
4. Bevestig de koppeling
- Bij het selecteren en het klikken op een gevonden factuur wordt deze automatisch gekoppeld. De factuur wordt nu zichtbaar als gekoppeld.
5. Bekijk gekoppelde facturen
- In het factuurscherm verschijnt bij het icoon van gekoppelde facturen een nummer die aangeeft hoeveel facturen er gekoppeld zijn. Als je de dialoog opent kun je de gekoppelde facturen openen in een nieuw tabblad.
Veelvoorkomende vragen en problemen
❗ Ik zie geen optie om facturen te koppelen
- Controleer of je rol financieel medewerker bevat.
- De functie is (nog) niet beschikbaar voor budgethouders of inkopers.
❗ Ik kan een factuur niet vinden om te koppelen
- Controleer het juiste factuurnummer of leverancier.
- Het is mogelijk dat je geen rechten hebt op de betreffende administratie waarin de factuur zich bevind
❗ Gekoppelde facturen zijn niet zichtbaar voor mijn collega
- Alleen financieel medewerkers hebben toegang tot gekoppelde facturen in deze fase.
Tips & best practices
- Gebruik de functie om dossiers compleet te maken voor audits of controles.