Features Q2 2025 🔥

Advies vragen

Heb je een goedkeuringstaak ontvangen, zoals een factuur die je moet beoordelen, maar twijfel je of de geleverde goederen of diensten correct zijn geleverd? Dan kun je eenvoudig advies inwinnen bij een collega.

Zie het volgend artikel voor meer informatie: Advies vragen 

Factuurgoedkeuring Blokkeren

Als je als budgethouder bijvoorbeeld niet akkoord bent met de geleverde goederen of diensten, kun je met deze functionaliteit binnen de organisatie aangeven dat het document tijdelijk niet verder verwerkt mag worden. Hierdoor zijn interne stakeholders op de hoogte van de status van de taak.

Zie het volgend artikel voor meer informatie: Factuurgoedkeuring blokkeren

Budgethouder van een factuur wijzigen

Ontvang je een factuur die niet voor jou bedoeld is, dan kun je deze zelfstandig doorsturen naar een collega.

Dit betekend dat jouw stap als budgethouder wordt vervangen met de nieuwe collega (deze wordt de nieuwe budgethouder). Andere stappen die na jou komen die zullen niet wijzigen. In de procuratie details is deze handeling ook terug te vinden en is er terug te vinden bij wie de goedkeuringstaak nu staat. 

Zie het volgend artikel voor meer informatie: Factuur budgethouder wijzigen

Goedkeuring op totaalbedrag

Budgethouders mogen niet zomaar elke factuur goedkeuren. Een veelgebruikte policy is dat budgethouders tot een bepaald bedrag mogen goedkeuren en boven dat bedrag moet een andere budgethouder ook goedkeuren. Voorheen kon dit alleen op regelniveau ingericht worden, maar dan kon het dus voorkomen dat een factuur van in totaal €4500,- met bijvoorbeeld vijf regels van €900,- volledig goedgekeurd wordt door een budgethouder die een maximum heeft van €1000,-. Dat wil je misschien wel anders ingericht hebben en dat kan nu. 

Nu kun je het zo inrichten dat de policy voor maximumbedragen op totaalbedrag geldt. Dus alle regels bij elkaar mogen dan niet meer dan €1000,- zijn, daarboven gaat het naar de volgende in het procuratieschema.  

Deze aanvulling op je procuratie-instellingen is al live. Je kunt het toepassen door in de nieuwe drop-down te kiezen voor totaalbedrag of bedrag op regelniveau. 

Geen btw-bedrag boeken als dit wél op de factuur staat 

Kan jouw organisatie (meestal) geen btw terugvragen? Dan boek je ook niet apart btw, dit wordt dan direct in de kosten geboekt. Maar hoe verwerk je dan facturen waarop wél btw staat?  

Werk je bij een organisatie die geen btw kan terugvorderen, zoals een school of stichting? Dan herken je dit vast: op de factuur staat keurig een btw-bedrag, maar jij boekt het totaalbedrag als kosten. Dat moest je tot op heden handmatig in orde maken door het btw-bedrag op nul te zetten. Niet bepaald efficiënt vonden meerdere van onze klanten en daarin hadden ze gelijk.  

Dat hoeft met deze functionaliteit niet meer. Easy1 regelt dit voor jou: 

• Het brutobedrag wordt automatisch gelijk aan het nettobedrag 
• Het btw-bedrag wordt standaard op €0,00 gezet 

Minder klikken, minder gedoe 

Voor organisaties die in de meeste gevallen geen btw kunnen terugvragen, scheelt dit handmatig werk. In 90% van de gevallen zal het bedrag meteen kloppen, de enkele facturen waarbij je wél btw kan terugvragen moet je de btw handmatig invoeren.  

Ontdek meer over deze functionaliteit: Standaardwaarden

Contract Review

Heb jij als contractmanager input nodig van stakeholders om besluiten te nemen over actieve contracten? Met de nieuwe functionaliteit ‘Contract review’ kun je een reviewproces starten, die automatisch getriggerd wordt en een procuratieschema volgt. Je krijgt input van stakeholders over actieve contracten, jij verzamelt de feedback en besluit samen met de stakeholders over wat te doen met een specifiek contract.  

Organiseer de beoordeling van een contract 

Als contractmanager ben je ‘in charge’. Staat er een contractverlenging op de planning? Of ontvang je nieuwe voorwaarden of prijsindexactie? Dan wil je dat moment misschien wel aangrijpen om te beoordelen of dat contract daadwerkelijk voortgezet moet worden.  

Je kunt triggers instellen waarmee een contractbeoordeling gestart wordt, dit kan o.a. op basis van ondersteunende contractdocumenten die aan een contractdossier worden toegevoegd.   

Stakeholders geven een positieve of negatieve review met een reden erbij. Jij als contractmanager kunt met de input het eindoordeel vellen. De afronding van een contract review heeft geen impact op de status van een contract, naar buiten toe wordt niets in gang gezet.   

Meer weten over Contract review?  

Bart laat het je zien:  

Administraties toevoegen of verwijderen kunnen applicatiebeheerders nu zelf

Nieuw voor applicatiebeheerders is de mogelijkheid om met behulp van de ERP-wizard binnen een integratie administraties toe te voegen of te verwijderen. Dat kon voorheen alleen met hulp van één van onze consultants, nu kun je dat als administrator zelf doen. Door te klikken op de integratie opent het scherm, de wizard, met daarin alle gekoppelde administraties. Vanaf dit scherm kun je aan de slag met nieuwe administraties of bestaande wijzigen.  

Verbeteringen Q2 2025 🛠️

Menustructuur in de applicatiebeheer omgeving

In de admin-omgeving nam de menustructuur behoorlijk wat ruimte in. Veel items en lange naamgeving die niet op één regel pasten, wat het onoverzichtelijk maakte. We hebben daarom de naamgeving veranderd, ingekort, zodat het beter past in de schermen. Aanvullend hebben we ook een aantal zaken samengevoegd. Zo heb je niet meer voor elke instelling één pagina, maar een aantal logisch op elkaar aansluitende instellingen op één pagina onder één menu item. Dat geeft ruimte en overzicht! 

Onze helpdeskartikelen passen we hierop aan, zodat dit klopt met wat je in werkelijkheid ziet. Neem een kijkje in de wijzigingen:  

Omschrijving factuur in factuuroverzicht 

Meerdere klanten hebben de wens uitgesproken voor een toevoeging in het factuuroverzicht en nu is het er! Vanaf nu kun je ‘omschrijving factuur’ terugvinden in je overzicht. Zet ‘m aan of uit, verschuif de plek waar die staat en maak het overzicht helemaal naar je zin. 

Van ‘gekke’ volgorde naar logisch 

Wensen en feedback van klanten, we doen er echt wat mee. Ook deze improvement komt uit de koker van onze gebruikers. De volgorde van boekingsregels na matching werd als ‘gek’ ervaren. En eerlijk is eerlijk, dat konden we niet tegenspreken. Daarom zijn we aan de slag gegaan. Boekingsregels worden nu laag/hoog gesorteerd op ordernummer en orderregelnummer wel zo logisch.

Dubbele factuurdetectie vindt eerder plaats 

De finance professional zal het ongetwijfeld herkennen, heb je de factuur helemaal klaar staan om in te dienen, klik je op indienen en krijg je de melding dat die factuur dubbel is. Deze werkwijze komt voor als er een factuur binnenkomt waarbij de leverancier niet herkend is, de finance professional vult in dat geval de velden in Easy1 in met bijvoorbeeld leverancier en andere gegevens.

Pas bij het indienen voor validatie of goedkeuring kom je erachter dat de factuur al bestaat. Dat had je eigenlijk wel eerder willen weten. En vanaf nu is dat ook het geval.

Zodra je nu het factuurnummer invult krijg je direct een melding als datzelfde nummer al bekend is. Je krijgt bij de melding gelijk een link bij naar de factuur die gevonden is zodat je die direct kan openen en bekijken.

Extra punten:

• Het opslaan van kolommen werkte niet foutloos, het werd niet opgeslagen per factuurtype, dat wordt nu correct opgeslagen. 
• De factuurafbeelding werd niet altijd direct geladen in de pop-up, dat hebben we opgelost.  
• Als de voorregistratie was gefaald, werd de boekconfiguratie niet verwijderd, dat wordt nu wél gedaan.  

Verbeteringen Declaratie Module 🛠️

Declaratie verbeteringen voor declaranten (desktop en mobile)

Voor declaranten die via hun creditcard transactieoverzicht een creditcardtransactie willen matchen aan een nieuwe declaratie, wordt nu automatisch de velden creditcard, bedrag en datum gevuld. Dat scheelt tijd en moeite.  

Declaratie PDF-bundeloverzicht voor Finance 

Het declaratie PDF-bundeloverzicht voor Finance is vereenvoudigd. Minder kolommen, beter leesbaar, minder ruis. En op speciaal verzoek van klanten is er een link ingevoegd ‘show details’ die alle achtergrondinformatie geeft inclusief de toegevoegde bon. Vanaf daar kun je ook weer met een link terug naar de Expense PDF-bundeloverzicht. Dat scheelt klikken.  

Declaratie overzicht binnen Finance  

Binnen advanced search bij Finance kunnen nu bij het declaratieoverzicht extra kolommen worden toevoegen in je overzicht. Zo kun je nu ook Expense currency, Exchange rate en Amount in currency aanvinken. Voor Amount in currency en Expense currency zijn filters toegevoegd, die kun je gebruiken in zoekopdrachten.

Mobile Updates 📱

Werk je met onze mobiele applicatie voor declaratiemanagement? Dan hebben we voor jou een aantal nieuwtjes. Werk je er nog niet mee? Misschien zijn dit nét precies de slimmigheden waar je op zat te wachten! 

• Comprimeren van foto’s in de mobile app
  Veel klanten werken internationaal, internet is niet altijd even goed en uploaden van foto’s bij declaraties wordt steeds vaker een probleem. Foto’s worden nu automatisch nog kleiner gemaakt, zodat uploaden in de app sneller gaat.  
• Declaraties in bundel sorteren
  Je kunt nu een bundel van meerdere declaraties sorteren op declaratiedatum. Zo kun je bijvoorbeeld als je op reis bent en alle onkosten in één bundel opneemt wél het overzicht behouden op volgorde van je reisdagen. 
• Wisselkoers aanpassen
  Reis je in het buitenland en declareer je onkosten met andere valuta? Dan wil je wel precies datgene terugkrijgen wat je daadwerkelijk betaald hebt. ERP-systemen houden wisselkoersen bij, maar lopen soms achter. Dat kan soms positief uitpakken voor de declarant en soms voor de organisatie. Beide gevallen zijn natuurlijk niet wenselijk. Daarom kun je nu de wisselkoers in de applicatie aanpassen.  
• OCR en declarant werken samen
  We hebben een verbetering doorgevoerd in hoe de OCR samenwerkt met de declarant. Stel, je start een declaratie en je vult al een veld in, daarna voeg je een bonnetje toe en de OCR vindt data op die bon specifiek voor het veld dat je al ingevuld had, dan krijg je nu de vraag of je die data wil gebruiken om te overschrijven wat je zelf al had ingevuld.  
• Opzoeklijst korter en relevanter
  De opzoeklijst is verbeterd, we kregen feedback dat die opzoeklijst erg lang kon worden, dat is aangepast, de lijst is korter en relevanter. Dropdownlijsten reageren sneller en beter. De keuze die je maakt in de eerste lijst zorgt voor relevante en dus minder opties in de tweede lijst.  
• Interest en refund
  Interest en refund zijn – net als uitgaven – creditcardtransacties die je moet verantwoorden. Vroeger kon je dat alleen in de desktopapplicatie regelen. Nu kan dat ook in de mobiele app! Dus heb je bijvoorbeeld een vlucht geboekt, betaald en verantwoord en annuleer je vervolgens de vlucht en krijg je de kosten terug? Dan kun je de terugbetalingstransactie nu net zo eenvoudig wegstrepen tegen de eerdere uitgave.

Coming Soon ⏰

Krijg je wel eens een factuur ter goedkeuring en vraag je je af waarom jij die eigenlijk voorgeschoteld krijgt?  

We zijn bezig met iets nieuws, speciaal om dat uitzoekwerk uit handen te nemen, zodat jij in één oogopslag ziet waarom die factuur bij jou terechtkomt.