🌟 Vanaf Premium
Verhoog de automatiseringsgraad door de matching van inkoopfacturen te configureren. Stel toleranties, een automatische matchperiode en toegestane btw-afrondingsverschillen in. Daarnaast is het ook mogelijk om uitzonderingen toe te voegen aan de toleranties.
Hoe stel ik de matchingconfiguraties in?
- Klik op Applicatiebeheerder.
- Navigeer in de linker balk naar Factuurconfiguratie en vervolgens naar Matchingconfiguraties.
Een scherm met de matchingconfiguraties verschijnt. Hierbij zijn twee categorieën te onderscheiden:
- Standaard matchingconfiguraties
- Uitzonderingen
Eerst wordt de werking van de standaard toleranties besproken, gevolgd door een uitleg over de uitzonderingen.
Werking van standaard matchingconfiguraties
- Klik op het tabblad Standaard.
- Bij het openen verschijnen de velden Automatische matchperiode en BTW-verschil.
Aanpassingen maken:
1. Open het gewenste veld met het schuifje.
2. Vul het aantal dagen, het bedrag, of het percentage in dat van toepassing is.
3. Klik op Opslaan om te voorkomen dat de wijzigingen verloren gaan.
Uitleg van de velden
Automatische matchperiode
Wanneer een factuur in de Easy1-omgeving binnenkomt, maar niet gematcht kan worden vanwege ontbrekende ontvangsten, wordt deze in de status Wacht op ontvangst geplaatst.
- Als de goederen binnen de ingestelde tijd worden geleverd, verandert de factuurstatus naar Handmatig matchen of Geautoriseerd voor betaling, en kan deze direct worden verwerkt.
- Als de ingestelde tijd is verstreken, verschijnt de factuur opnieuw in het overzicht, zelfs als er nog geen ontvangsten zijn.
Voordelen:
- Meer overzicht binnen de factuurverwerking: facturen zonder geleverde goederen verdwijnen tijdelijk uit het overzicht.
- Facturen worden automatisch zichtbaar zodra ontvangsten worden geboekt en kunnen direct verwerkt worden.
- Als de ingestelde periode is verstreken, komt de factuur terug in het overzicht, zodat actie ondernomen kan worden, bijvoorbeeld richting een inkoper. Het termijn kan desgewenst worden verlengd.
BTW-verschil
Bij het genereren van boekingsregels kunnen afrondingsverschillen ontstaan, wat kan leiden tot een verschil tussen de factuur en de inkooporder. Dit resulteert vaak in een goedkeuringstaak, wat bij kleine verschillen niet wenselijk is.
Met een tolerantie-instelling kunnen btw-afrondingsverschillen automatisch verwerkt worden, zonder dat er een goedkeuringstaak ontstaat.
Voordelen:
- Minder goedkeuringstaken voor kleine btw-verschillen.
- Facturen worden sneller door het proces verwerkt.
Aanpassing maken:
- Ga naar het tabblad Toleranties.
- Vul een absoluut bedrag en/of een percentage in.
- Indien beide waarden zijn ingevoerd, moet de matching aan beide voorwaarden voldoen.