Het verwerkingsproces van inkoopfacturen omvat verschillende statussen die de voortgang van elke factuur door het systeem aanduiden. Financiële medewerkers kunnen deze statussen tegenkomen tijdens het verwerken van inkoopfacturen. Hieronder vind je de statussen die we hanteren.
| Status | Uitleg |
| Concept | De factuur is handmatig toegevoegd in Easy1 |
| Aandacht vereist | Facturen die niet voldoen aan de vereiste criteria. Bijvoorbeeld vanwege ontbrekende informatie, onjuist herkende gegevens of een factuur die al bekend is binnen de administratie. |
| Voorregistratie gestart | De voorregistratie is gestart, maar nog niet voltooid. Op de achtergrond verwerkt Easy1 de registratie naar het financieel pakket |
| Voorregistratie succesvol | Deze facturen zijn klaar voor goedkeuring en defintieve boeking |
| Voorregistratie gefaald | Er zijn fouten opgetreden, de factuur vereist aandacht |
| Handmatig verwerken | De factuur kan niet volledig automatisch verwerkt worden. Voorbeelden zijn: kostenfacturen waar boekingsregels missen of er is geen procuractie gevonden. |
| Handmatig matchen | De factuur kan niet automatisch gematcht worden. Oorzaken: - Ontvangst niet aanwezig - De prijs wijkt af - De hoeveelheid wijkt af - Er worden onverwachte kosten berekend - Inkooporder kan niet gevonden worden - De datum van ontvangst factuur wijkt af van betaalplan - Bedrag van factuur wijkt af van betaalplan De medewerker lost dit handmatig op. |
| Wacht op ontvangst | De ontvangsten zijn nog niet binnen gemeld. Controleer of de ontvangsten er inmiddels zijn. |
| Gematcht | Facturen die succesvol gematcht zijn aan inkooporder en ontvangst of een betaalplan |
| Wacht op goedkeuring | De factuur ligt bij budgethouder(s) ter goedkeuring |
| Afgekeurd | De factuur is afgekeurd door de budgethouder. Actie is benodigd vanuit financie voor correctie of annulering van de factuur. |
| Geautoriseerd voor betaling | Facturen zijn goedgekeurd door alle budgethouders en zijn gereed voor definitieve boeking in het financieel pakket. |
| Boeking wordt verwerkt | De factuur wordt geboekt in het systeem, maar het proces is nog niet voltooid |
| Boeking succesvol | De factuur is geboekt en is klaar om betaald te worden vanuit het financieel pakket. |
| Boeking gefaald | Er zijn fouten opgetreden tijdens het boekingsproces |
| Betaald | De factuur is betaald vanuit het financieel pakket |
| Geannuleerd | Facturen die geannuleerd zijn, zitten niet meer in het proces |