🌟 Vanaf Premium
Verhoog de automatiseringdsgraad door de matching van inkoopfacturen te configureren. Stel toleranties, een automatische matchperiode en toegestane btw afrondingsverschillen in.
Hoe stel ik de matching configuratie in?
- Ga vanuit applicatiebeheerder naar Factuurconfiguratie en klik vervolgens op Matchingconfiguratie
- Deze stap is voor🌟Enterprise abonnementen
Het Enterprise abonnement biedt de mogelijkheid om matching configuraties te specificeren op administratie, leverancier en factuurtype.
Easy1 valt altijd terug op de standaard configuratie (bovenin), indien er geen uitzondering van toepassing is op de factuur.
Bij het invoeren van een uitzonderingsconfiguratie is het nodig om filters in te voeren waarop de configuratie van toepassing is.
2a. Klik op: Voeg uitzondering toe om een nieuwe uitzonderingsconfiguratie aan te maken en voer de gegevens in.
2b. Klik na het aanmaken op het kaartje van de zojuist aangemaakte configuratie.
2c. Voeg filters toe om de configuratie toe te passen op een administratie, leverancier en/of factuurtype. Klik op filters aanpassen om de filters toe te voegen. Vervolg hierna met Stap 3.
- Ga bovenin de pagina naar het tabje Matching configuratie.
Voer een automatische matchperiode in, indien het is toegestaan om te wachten op ontvangsten voor automatisch matching.
Voer een btw verschil in, indien het is toegestaan om afrondingsverschillen automatisch te verdelen.
Let op, de invoer is enkel geactiveerd indien het schuifje op groen staat. - Ga bovenin naar het tabje Toleranties
Vul een absoluut bedrag en/of een percentage in, zodat dit meegenomen wordt bij de automatische matching en/of bij de handmatige matching. Indien zowel een percentage als een bedrag is ingevoerd, moet de matching aan beide voorwaarden voldoen.
3. Klik tot slot op 'Opslaan' rechts onderin.
De voordelen
- Tijdsbesparing
Door het instellen van de toleranties ben je geen tijd meer kwijt aan de afwijkingen waar je geen tijd aan kwijt wilt zijn. - Automatiseringsverhoging
Geen handmatige acties voor 'normale' facturen. - Foutreductie
Doordat de software dit uitvoert, geen fouten die bij handmatige acties kunnen ontstaan.
Scenarioschets
Gezien de inkoopaanvraag vooraf al goedgekeurd is door één of meerdere budgethouders, hoeft de factuur die al verwacht wordt en (ongeveer) binnen het verwachte bedrag valt, niet meer seperaat worden goedgekeurd.
Bij afwijkingen van kleine bedragen levert het meer op als dit automatisch wordt weggeschreven zonder dat een financieel medewerker hier nog naar kijkt.
Echter, misschien wil je bij hogere bedragen die nog wel binnen de toleranties van het bedrijf vallen wél dat de financieel medewerker ernaar kijkt voordat de factuur automatisch gematcht en geboekt wordt.
Je kunt beide scenario's instellen per administratie.