🌟 Vanaf Kickstart
De vergoedingscategorieën zijn noodzakelijk om aan de slag te gaan binnen Easy1, nog niet gedaan? Check dan ook de rest van het stappenplan voor eerste gebruik.
Zijn vergoedingscategorieën gewijzigd door geldende wet- en regelgeving of is er intern een nieuw beleid rondom reiskostenvergoedingen gemaakt? Wijzig dan de vergoedingscategorieën voor de reiskostendeclaraties.
Dit doe je als volgt:
Klik vanuit de User Home op 'Applicatiebeheerder' en navigeer in de linkerbalk naar 'Expense configuratie'. Klik vervolgens op 'Vergoedingscategorieën'.
Klik op de al aangemaakte vergoedingscategorie:
Wijzig vervolgens de gegevens die je wilt wijzigen, bijvoorbeeld door een extra tarief toe te voegen als regels zijn veranderd:
Of wijzig andere zaken die van toepassing zijn:
Categorienaam
Hier voer je de naam in hoe de medewerker (declarant) de categorie ziet. Hier kun je een andere naam invoeren dan hoe de grootboekrekening in jouw financiële pakket heet. Dit is een default waarde. De nieuwe naam in de software zorgt ervoor dat het voor de medewerker logisch is waar de declaratie op geplaatst wordt.
Eenheid
Hierin heb je de keuze tussen 'miles' en 'kilometers'. Selecteer de juiste keuze.
Grootboek
We halen alle grootboekrekeningen uit jouw financiële pakket op. Selecteer de juiste grootboekrekening waarop de kilometerdeclaraties geboekt moeten worden.
Datum
Voer de datum in vanaf wanneer het tarief geldt. Wijzigt het tarief in de toekomst? Dan kun je dit alvast voor op de geldende datum invoeren. Vanaf die datum geldt het nieuwe tarief automatisch. Dit doe je binnen dezelfde vergoedingscategorie, zodat voorgaande vergoedingscategorieën met terugwerkende kracht gelden en gemakkelijk terug te vinden zijn.
Vergoeding
Voer de vergoeding in die voor jullie organisatie geldt. Dit tarief gebruiken we om de vergoeding automatisch uit te rekenen en direct aan de medewerker en financieel medewerker te tonen. Veranderen de vergoedingen vanaf een bepaalde datum? Klik dan op Tarief toevoegen, zo blijven voorgaande declaraties gelden voor voorgaande tarieven.
Medewerkers kunnen nu gemakkelijk hun reiskosten declareren volgens het geldige tarief!