Is de automatische match niet gelukt in Easy1? Dan komt de factuur in de status 'handmatig matchen'
Stappenplan
1.Controleer het inkoopordernummer
Staat het inkoopordernummer correct ingevuld in de kopgegevens van de factuur? Controleer dit:
Als deze onjuist, klik rechts onderin op 'wijzig factuur', vul het juiste ordernummer in en klik op indienen voor validatie, de software gaat nu opnieuw proberen de automatische match te maken.
2. Controleer de fouten:
3. Handmatig matchen
Onderaan het scherm kun je de factuur matchen aan de juiste inkooporder. Easy1 voert zoveel mogelijk informatie al in, zodat je de juiste inkooporder gemakkelijker kunt vinden.
In dit scherm kun je ook op andere of meer inkooporders zoeken. Als je in het zoekveld een deel van een PO-nummer invult, zie je alle orders die je handmatig kan matchen aan de betreffende factuur. Je kunt hierbij verder filteren op betreffende administratie, leverancier, ontvangsten en periode.
Heb je de juiste inkooporder gevonden?
Klik dan op de regel van de inkooporder en selecteer de gefactureerde artikelen. Je kunt ze allemaal in één keer selecteren door het bovenste selectievakje aan te klikken. Pas indien nodig de aantallen en eenheidsprijzen aan. Dit doe je in de regel van elk artikel.
Kloppen de gegevens? Klik dan op 'Match' rechtsonderin.
Ga dan naar het tabblad 'gematcht', nu zie je de gematchte order. Klopt dit? Klik nu op:
Na het genereren van de boekingsregels heb je de mogelijkheid om extra regels toe te voegen voor extra gemaakte kosten.
Situatieschets:
De inkoopaanvraag ter waarde van 500 euro is goedgekeurd, dit is een inkooporder geworden. De aanvrager en de goedkeurder waren niet op de hoogte van het feit dat er nog € 25,- aan afleverkosten bij zitten. Deze zijn wel gefactureerd. Deze extra kosten kun je met een extra boekings/kostenregel boeken op de factuur.
Klik op het ➕ plusje links in de boekingsregel en voer de extra kostenregel toe:
4. Tot slot
heb je onderaan de volgende mogelijkheden:
- Indienen voor goedkeuring:
- De factuur kan niet automatisch gematcht en goedgekeurd worden als, nadat de factuur gematcht is,
- er prijsverschillen zijn.
- de leverancier afwijkend is ten opzichte van de order.
- De factuur wordt nu gecirculeerd waarbij er goedkeuring aan een persoon wordt gevraagd.
- De factuur kan niet automatisch gematcht en goedgekeurd worden als, nadat de factuur gematcht is,
- Indienen voor validatie
- Situatieschets: je hebt een fout staan in de kopgegevens van de factuur. Bijvoorbeeld een verkeerd ordernummer of contractnummer. In dit geval kun je de data corrigeren en vervolgens opnieuw indienen voor validatie. Nu probeert de software opnieuw om de factuur automatisch te kunnen afhandelen.
- Indienen voor automatische goedkeuring
- Dit is enkel mogelijk wanneer de factuur niet afwijkt van ingestelde toleranties. En alle vereisten zoals valuta, leverancier en administratie kloppen. Hierbij is de voorafgaande goedkeuring nog steeds geldig en is er dus geen verdere circulatie met goedkeuring nodig.
- Handmatig matchen
- Hiermee open je het scherm voor handmatig matchen.
