Binnen de Easy1 Expense module constateren we drie werkwijzen die het systeem niet goed kan verwerken. Dit leidt tot fouten bij het uploaden, bundelen en verwerken van declaraties.
⚠️ Handmatig aanpassen van bestandsextensie
- Wat gebeurt er?
- Gebruikers wijzigen handmatig de extensie van een bestand, bijvoorbeeld van .tiff naar .pdf, zonder het bestand daadwerkelijk te converteren.
- Waarom is dit een probleem?
- Het systeem controleert niet alleen de extensie, maar ook de inhoudsstructuur van het bestand. Een bestand dat enkel van naam verandert, maar intern nog steeds een .tiff is, kan niet correct worden gelezen of verwerkt.
- Wat is de juiste werkwijze?
- Gebruik een betrouwbare tool om het bestand daadwerkelijk te converteren naar PDF-formaat. Bijvoorbeeld via een scanner met PDF-uitvoer of een conversietool zoals Adobe Acrobat of een online converter.
⚠️ Eén scan voor meerdere declaraties
- Wat gebeurt er?
- Gebruikers scannen al hun bonnetjes in één document en voegen dit document vervolgens meerdere keren toe aan verschillende declaraties.
- Waarom is dit een probleem?
- Het systeem probeert dan één document met tientallen pagina’s te splitsen en te koppelen aan meerdere declaraties. Dit leidt tot performanceproblemen en foutmeldingen bij het samenvoegen of opslaan.
- Wat is de juiste werkwijze?
- Scan elk bonnetje afzonderlijk of splits het grote document vooraf in kleinere bestanden. Voeg per declaratie alleen de relevante pagina’s toe.
⚠️ Wachtwoordbeveiligde PDF-facturen
Sommige leveranciers sturen facturen als beveiligde PDF’s. Deze bestanden vereisen een wachtwoord om te openen of te bewerken. Onze documentverwerkingscomponenten kunnen deze bestanden niet uitlezen of verwerken.
✅ Oplossing:
Vraag de leverancier om de factuur zonder wachtwoordbeveiliging aan te leveren.
Print de factuur als PDF en voeg de "geprinte PDF toe"
Maak een foto van de bon en voeg de foto toe