Voorregistratie in boekhouding verwijst naar het proces waarbij financiële transacties of gebeurtenissen worden vastgelegd en opgenomen in de boekhouding voordat ze daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Deze voorregistratie wordt vaak gebruikt om toekomstige financiële verplichtingen of transacties te anticiperen en vooraf vast te leggen in de boekhouding, zodat de financiële administratie up-to-date en nauwkeurig blijft.
Hoe werkt dit in Easy1?
Kosten factuur: een kostenfactuur moet ongeacht van het bedrag worden goedgekeurd in Easy1 omdat er vooraf geen goedkeuring is geweest. Als de factuur binnen komt wordt deze verwerkt en richting Isah gestuurd zodat de kosten inzichtelijk zijn. Hierbij wordt in Isah een betaalblokkade op de factuur gezet tot de factuur daadwerkelijk is goedgekeurd in Easy1 door de verantwoordelijke budgethouder.
Logistieke factuur: deze facturen hoeven niet altijd goedgekeurd te worden wat bij de kostenfacturen wel het geval is. Een logistieke factuur zonder prijsverschil gaat direct door naar Isah en zal daar ook verwerkt worden oftewel er is geen betaalblokkade aanwezig. Op het moment dat er wel een prijsverschil aanwezig is zal de factuur richting Isah worden gestuurd en komt er een betaalblokkade op te staan. De factuur is dus al wel inzichtelijk maar de factuur kan nog niet worden betaald tot er goedkeuring is gegeven binnen Easy1 door de verantwoordelijke budgethouder.
Voordelen:
- Kosten worden in de juiste periode gezet
- BTW aangiftes zonder problemen
Nadeel:
- De doorlooptijd van de factuur is hoger doordat er meer stappen in het proces zitten dan zonder voorregistratie.
Hoewel het voor zowel Isah Logistiek als Finance mogelijk is dient er alleen voor Finance een wijziging binnen de instellingen van Isah Fince worden uitgevoerd. Hieronder staat een stappenplan hoe deze instelling aangepast kan worden?
Isah Finance
- Ga naar Isah Finance
- Zet de gegevens op administratieniveau in inkoopdagboek van Isah Finance zoals onderstaand
- Open de Easy1 omgeving
- Ga naar applicatiebeheerder
- Ga in de linker navigatiebalk onderin naar 'Factuurconfiguratie'
- Klik op 'Factuurtypes'
- Klik of op de al aangemaakte regel
- Of op 'voeg factuurtype toe'
- Gebruik optie IF02
- Opslaan