Het facturendashboard geeft inzicht in de perioriteiten voor jou als financieel medewerker.
Bekijk hoe de werklading zich door de tijd ontwikkelt en waar de knelpunten ontstaan.
Zie linksboven direct waar aandacht aan besteed moet worden. Facturen die aandacht nodig hebben bevatten de volgende status:
- Te betalen
Facturen die vandaag vervallen, maar niet verwijderd of betaald zijn - Achterstalling
Facturen die gister of eerder vervallen zijn, maar niet verwijderd of betaald zijn - Aandacht vereist
Facturen die binnengekomen zijn en uitgevallen zijn door validatiefouten.
Deze facturen vereisen handmatige aanpassingen, voordat ze verder in het proces kunnen. - Handmatig matchen
Alle facturen die op basis van een order- of contractnummer zijn ingestuurd, maar door validatiefouten, zoals bedrag, aantal of factuurdatum, niet automatisch gematcht zijn. Deze facturen moeten handmatig gematcht worden en kunnen afhankelijk van de validaties automatisch of handmatig goedgekeurd worden.
Te betalen facturen
Bekijk alvast hoeveel facturen er de komende tijd zullen vervallen, indien er geen actie uitgevoerd wordt.
Bron van facturen
Maak jezelf bewust waar facturen vandaan komen. In deze grafiek zie je de herkomst van facturen in percentages.
- KeyIn facturen
Zijn zelf ingetypte facturen in Easy1 - EasyExchange
Peppol facturen die via ons Easy Exchange systeem zijn opgehaald - Expense
Dit zijn alle facturen die voortkomen uit declaraties van jouw medewerkers - ScannedAir
Facturen die in de aangemaakte mailbox zijn ingestuurd en door onze scan en herken software in Easy1 is gelezen
Nieuw vs. geboekt
Zie hoeveel facturen er in Easy1 zijn binnengekomen en hoeveel facturen er daadwerkelijk geboekt zijn. Deze grafiek is per week of per maand te rangschikken. Klik hiervoor onder de grafiek op 'Weken' of op 'Maanden'.
In het voorbeeld hierboven zie je hoeveel facturen er de afgelopen vier weken per week nieuw zijn binnengekomen. In dit voorbeeld zijn er de afgelopen 4 weken geen facturen geboekt.
Document status
In één oogopslag inzicht in het aantal facturen met een bepaalde status. In dit diagram zie je hoeveel facturen de volgende status bevatten:
- Concept - de factuur vereist een handmatige handeling, zoals codering of indiening, voor het verder in het proces kan.
- Ontvangen - Een automatische stap waarin de gegevens uit het ontvangen document uitgelezen worden en omzetten naar een digitale factuur voor verdere verwerking.
- Valide - De software kiest het juiste proces, zoals matchingproces of handmatige verwerking. Je hoeft hiervoor niets te doen.
- Ongeldig - als de scan & herken software (OCR) niet volledig zeker is van de herkende gegevens. Of wanneer de factuur niet voldoet aan validaties, zoals bij een dubbele factuur. De software vraagt je deze gegevens eerst na te kijken.
- Matching - Onder matching vallen de handmatig en automatisch gematchte facturen, als ook facturen die al gematcht zijn. Deze facturen zijn te matchen aan inkooporders of contracten met betaalplannen.
- Wacht op goedkeuring - alle facturen die wachten op goedkeuring en afgewezen facturen.
- Geautoriseerd voor betaling - Facturen die zijn goedgekeurd voor betaling, boekingen die nog verwerkt worden als ook boekingen die gefaald zijn.
