Wat houdt 'betaalplannen' in?
Betaalplannen zorgen voor een verdere automatisering van het purchase to pay proces. Repeterende facturen die bij een contract horen, kunnen automatisch goedgekeurd en betaald worden. Dit gebeurt omdat deze facturen volgens plan binnenkomen.
Het betaalplan wordt vooraf door een budgethouder goedgekeurd. De druk op budgethouders voor voorspelbare facturen wordt hiermee verder verlaagd.
Hoe maak ik een betaalplan aan om periodieke inkoopfacturen te laten matchen met dit betaalplan?
Klik op ‘Contractmanager’ vanuit de user home en open het betreffende contractdossier.
Navigeer naar ‘Betaalplannen’ en druk op de + aan de rechterzijde. Voeg vervolgens de details van het betaalplan toe: de omschrijving, de start- en de einddatum.
Voeg vervolgens de betaalregels toe:
de verwachte datum binnenkomst van de factuur, aantal dagen afwijking wat hierop mag zijn, het verwachte bruto factuurbedrag, en optioneel het minimum en maximum bruto factuurbedrag als je toleranties wilt toestaan.
Voer optioneel de boekingsregels in voor matching met facturen. Weet je deze als contractmanager niet? Geen probleem, na het indienen van het betaalplan komt dit bij finance terecht ter controle en eventuele aanvulling.
Klik hiervoor links op het pijltje om de boekingsregels zichtbaar te maken. Je kunt de boekingsregels op 2 manieren invoeren:
- Op basis van percentage
Hier wordt het ingevoerde percentage van het totaalbedrag van de factuur toegewezen aan de betreffende boekingsregels. Afwijkende bedragen die binnen de toleranties vallen, kunnen zo alsnog automatisch verwerkt worden. - Op basis van bedrag
Hier kies je een vast bedrag per boekingsregel
Voer het vaste bedrag in bij netto bedrag (let op: het bedrag wat je eerst hebt ingevuld was het brutobedrag)
Indien je een minimum en een maximum bedrag hebt ingevoerd, worden ook extra kosten % gevraagd. Hierbij kun je een bepaald percentage van de extra kosten op de kostenplaats boeken. Het is dus niet verplicht om de extra kosten bij elke boekingsregel in te voeren.
Als je 100 % invoert aan het begin van de eerste boekingsregel, dan worden de extra kosten op dezelfde boekingsregel geboekt.
Kopieer boekingsregels via het volgende icoon: 
Of voeg een nieuwe boekingsregel toe door onderin op het plusje te drukken.
Op de drie puntjes rechts bij het betaalplan kun je ervoor kiezen om de specifieke regel in één keer te kopiëren, of de regel een x aantal keer te herhalen. Dit kun je instellen op basis van dagen, weken, maanden of jaren.
Doe dit als volgt:
Kies einddatum en geef aan dat de factuur bijvoorbeeld 1 keer per maand binnenkomt. De software maakt de boekingsregels dan automatisch x aantal keer aan, voor iedere maand tot het einde van de periode. Zie ook:
Staan alle te verwachte facturen in het betaalplan? Klik dan rechtsonderin op ‘Voeg betaalplan toe'.
Stappen die het betaalplan hierna volgt:
- Het betaalplan wordt nu automatisch doorgestuurd naar de finance medewerker om het betaalplan te controleren en eventueel aan te vullen.
- Het betaalplan goedgekeurd door de budgethouder.
- Het betaalplan is geactiveerd en alle facturen die binnenkomen met het betreffende contractnummer erop, wordt automatisch gematcht en, indien binnen de toleranties, goedgekeurd in Easy1.