In dit artikel bespreken we de meest voorkomende fouten bij de factuurverwerking en geven we tips om deze problemen op te lossen.
Algemeen
Combinatie van leverancier, factuurnummer en administratie moet uniek zijn
In dit geval is de factuur meer dan 1 keer aanwezig in de Easy1 omgeving. Hierdoor is het niet mogelijk om de factuur te vewerken.
Zoek op het factuurnummer, waarna meerdere facturen naar voren zullen komen. Zorg ervoor dat één factuur in Easy1 blijft staan en dat de overige worden geannuleerd. Zodra de facturen zijn geannuleerd, kan de overgebleven factuur worden verwerkt in Easy1.
The invoice booking failed: Booking failed: unknown error, HTTP 404
Het is mogelijk dat het om een tijdelijk probleem gaat. Probeer de factuur na een uur nog een keer te boeken. Als de foutmelding terug blijft komen dient contact opgenomen te worden met de consultant/support medewerker.
Er is geen inkooporder gevonden om te koppelen aan de factuur.
Er zijn een aantal oorzaken voor deze foutmelding:
- Er is daadwerkelijk geen inkooporder aanwezig
Oplossing: Ga naar budgethouder en druk vervolgens op zoeken in de linkerbalk. Zoek vervolgens het inkoopordernummer op. Als het ordernummer wordt gevonden gaat er iets mis in Easy1. Indien het ordernummer niet gevonden wordt moet worden geschakeld met de consultant/support medewerker om de inkooporder op te halen uit het financieel pakket. - Het inkoopordernummer is niet gevonden
Oplossing: Vul het juiste inkoopordernummer in. - De inkooporder die staat ingevuld klopt niet
Oplossing: druk op "wijzig factuur" en verwijder de waarde uit ordernummer. Dien de factuur vervolgens in voor validatie.
De gevonden inkooporder heeft een andere leverancier dan de factuur
Het match scherm zal er als onderstaand uitzien. Door de leverancier uit te vinken komt de inkooporder naar voren.
Indien de inkooporder niet zichtbaar wordt dient een verzoek ingediend te worden bij de consultant of support medewerker om na te kijken waar de inkooporder is.
De inkooporder kan niet automatisch gekoppeld worden omdat het netto factuurbedrag buiten de toleranties ligt van het gekoppelde totaal bedrag / De gevonden inkooporder heeft geen regels om mee te koppelen.
Deze foutmelding betekent dat de ingestelde tolerantie niet hoog genoeg is om een factuur via de knop "indienen voor automatische goedkeuring" te verwerken. Het is wel mogelijk om de factuur te verwerken met de knop "indienen voor goedkeuring".
Is het wenselijk om de factuur te verwerken via "indienen voor automatische goedkeuring"? Volg dan deze stappen om de foutmelding weg te krijgen:
- Stel vast wat het verschil is tussen de inkooporder en de factuur
- Ga via de applicatiebeheerder naar factuurconfiguratie en vervolgens naar matching configuraties.
- Druk op matching configuraties en kijk de ingestelde toleranties na
- Pas de toleranties aan zodat de factuur automatisch goedgekeurd kan worden.
Isah Logistiek
Voorregistratie van de factuur is gefaald: Invoice invoice-4asdf5-8de1-46948d6-f6985pdfg654213 could not be processed in Isah. Error message: Exception calling "ExecuteNonQuery" with "0" argument(s): "ERRORINFO `SIP_ins_PurInvoiceMainð123456ðU probeert een record met de volgende sleutelwaarden: %1! aan %2! toe te voegen.<HRT>Er bestaat echter al een record met deze sleutelwaarden.ðPurInvCode = 123456|T_PurInvoiceMainð0ð0ð0ð1ð4`Ð
De foutmelding die naar voren komt is technisch van aard en dus lastig te plaatsen. Wat de foutmelding zegt is dat het boekstuknummer dat wordt gegenereerd voor deze factuur al aanwezig is in Isah.
Leverancier wordt niet ingevuld bij de factuurinformatie
De leverancier kon niet worden bepaald omdat er meerdere leveranciers zijn gevonden voor de leverancier informatie op de factuur.Gevonden leveranciers: Easy Systems (12345), ICreative (6789).
De leverancier wordt bepaald op basis van 2 waarden, namelijk het IBAN- of btw-nummer. Als er overlap is binnen meerdere leveranciers tussen deze twee waarden, dan is het voor de OCR niet mogelijk om te bepalen welke leverancier ingevuld moet worden. Zorg er bijvoorbeeld voor dat bij oude leveranciers deze informatie niet meer ingevuld staat in Isah (dan zou dit in Easy1 ook leeg moeten zijn). Verder is het altijd verstandig om eigen gegevens uit te sluiten van de OCR. Hieronder staat een artikel waarin wordt uitgelegd hoe dit kan worden gedaan:
Eigen gegevens uitsluiten van OCR: https://help.easy-1.com/nl/articles/421374-eigen-iban-btw-en-kvk-toevoegen-voor-betere-factuurherkenning
De factuurboeking is gefaald: 9024: Toevoegen van invoice invoice-654984asdf-65465sdf-6514asdf is niet mogelijk. Factuurdatum 20250201 valt buiten de toegestande periode.
De periode waarin geboekt wordt, is gesloten in Isah. Als de factuurdatum wordt aangepast naar een datum binnen een open periode, zal de factuur worden verwerkt.
Isah Finance
Voorregistratie van de factuur is gefaald: The day book entry type is not set to Gross.
Er is moet een vinkje aangezet worden in Isah Finance. Navigeer naar het onderstaande scherm in Isah Finance. Zet vervolgens het vinkje "Gross Input" aan en verwerkt de factuur nog een keer.
Prebooking of the invoice failed: the invoice reference is invalid. You cannot add duplicate day book pages.
De factuur is al aanwezig in Isah Finance. Hierdoor kan deze niet nog een keer worden verwerkt in Easy1.
Voorregistratie van de factuur is gefaald: The fiscal year period is closed.
De maand waarin geboekt wordt is al gesloten. Pas bij de kostenfactuur de boekdatum aan zodat de factuur verwerkt kan worden.
Voorregistratie van de factuur is gefaald: Line erros: line 1 The cost center is required for the line account. line 2 The cost center is required for the line account.
De kostenplaats moet worden ingevuld vanwege de geselecteerde grootboekrekening.
Het is mogelijk om binnen Easy1 een validatie te activeren voor de kostenplaats. Deze validatie toont direct een foutmelding zodra geprobeerd wordt te boeken zonder een kostenplaats als deze wel verplicht is. De foutmelding komt dus niet vanuit Isah na verwerking, maar verschijnt direct. Het voordeel van deze validatie is dat het tijd bespaart.
De factuurboeking is gefaald: The day book is blocked for manual changes.
Ga naar het onderstaande dagboek in Isah Finance. Zorg ervoor dat de instellingen staan zoals hieronder oftewel vink "blocked for manual changes" uit.
Exact Online
Voorregistratie van de factuur is gefaald: Verplicht: Relatie
Als deze foutmelding naar voren komt dan moet het volgende nagekeken worden:
- Ga naar applicatiebeheerder
- Open relaties en zoek de betreffende leverancier
- Rechts onderin staat een veld genaamd "aanvullende informatie"
- Staat hier een veld "external guid" ingevuld?
- Indien nee, zorg ervoor dat deze waarde wordt ingevuld op basis van gegevens uit Exact Online
- Indien de gegevens wel aanwezig zijn, dient contact opgenomen te worden met de consultant of support medewerker.